Если вы нашли помещение, которое полностью устраивает, но нуждается в серьезном ремонте, не спешите отметать этот вариант – мы расскажем, как привести его в нужный вид и сэкономить.
Оцениваем техническое состояние офиса
Первым делом обращаем внимание не на эстетический вид офиса, а на состояние несущих конструкций, вентиляции, канализации, отопления и водопровода и электропроводки. После этого оцениваем покрытие стен, пола, потолка и столярных изделий (встроенная мебель, окна и двери). Это поможет составить мнение о затратах на ремонт и его сроках.
Ремонт можно разделить не следующие виды:
- Капитальный. В него входит перепланировка офиса, замена несущих конструкций, электропроводки и коммуникации. Это самый долгий и затратный вид ремонта, его невозможно выполнить самостоятельно и необходимо обязательно согласовать с арендодателем.
- Косметический. Он требует лишь отделочных работ, поэтому при достаточном опыте вы можете сделать его даже сами.
- Мелкий. Любые незначительные детали, мешающие работе в офисе – сломанная мебель, частичные косметические дефекты, вышедшие из строя средства коммуникации. В зависимости от типа и размеров проблемы, решайте, сможете ли вы исправить ее сами или стоит обратиться за помощью к арендодателю.
Составляем план
Определитесь с планировкой и назначением каждого помещения, подумайте, как расставить мебель. Чтобы сэкономить время, а в долгосрочной перспективе – офисное пространство, предлагаем прочитать нашу статью про эргономику офиса.
Представьте окончательный вид помещения и составьте список необходимых материалов, мебели и техники. Если вы не хотите или не можете этим заняться, обратитесь к профессионалам.
Подбираем ремонтников
— Изучите все рыночные предложения, отдавайте предпочтение только проверенным работникам с хорошими рекомендациями.
— Информацию о строительных материалах лучше узнать у фирмы, которая будет заниматься вашим ремонтом, поскольку они знают лучшие предложения и могут быть в курсе скидок.
— Обязательно заключайте договор, чтобы защититься от мошенничества и переплат.
— Если у вас есть достаточный опыт в проведении ремонта, вы можете сэкономить и взять часть работы на себя.
— Зимой ремонт обычно обходится дешевле, т.к. сезон ремонтных работ начинается весной.
Договариваемся об арендных каникулах
Если вашему помещению необходим капитальный ремонт, договоритесь с арендодателем об арендных каникулах.
Закон на вашей стороне, но, поскольку это больше нужно вам, а не арендодателю, то для большей эффективности рекомендуем подготовиться к переговорам. Представьте ваш план ремонтных работ, чтобы он понимал, о каких сроках и расходах идет речь.
Вот что говорит закон:
«1. Арендодатель обязан производить за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду имущества, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором аренды.
Капитальный ремонт должен производиться в срок, установленный договором, а если он не определен договором или вызван неотложной необходимостью, в разумный срок.
Нарушение арендодателем обязанности по производству капитального ремонта дает арендатору право по своему выбору:
произвести капитальный ремонт, предусмотренный договором или вызванный неотложной необходимостью, и взыскать с арендодателя стоимость ремонта или зачесть ее в счет арендной платы;
потребовать соответственного уменьшения арендной платы;
потребовать расторжения договора и возмещения убытков».
(«Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 23.05.2016). ГФ РФ Статья 616. Обязанности сторон по содержанию арендованного имущества).
Информацию об арендных каникулах необходимо прописать в договоре. Поскольку в законодательстве не существует понятия «арендные каникулы» (но и запрета нет), то нет однозначной формулировки для договора. Поэтому стоит посоветоваться со своим брокером или юристом, как лучше внести эту информацию. Вы можете зафиксировать их в самом договоре или подписать дополнительное соглашение.
Не забывайте о налогах, если НДС не входит в вашу арендную ставку.
Если вы не оплачиваете арендованное помещение на время ремонта, не упускайте из виду оплату НДС. В противном случае, это может стать неприятной неожиданностью. НДС необходимо начислить за весь период арендных каникул. Если коммунальные услуги оплачиваются дополнительно, то об этом тоже нужно позаботиться вам.